Nell’ambito delle sue attività istituzionali, l’Ambasciata d’Italia Kinshasa realizza un ampio numero di eventi di promozione economica, culturale e scientifica dell’Italia in Repubblica Democratica del Congo.
In tale contesto, l’Ambasciata invita soggetti pubblici e/o privati a manifestare il proprio interesse a sostenere l’organizzazione di dette attività, che includono altresì le celebrazioni della Festa della Repubblica, mediante la sponsorizzazione di uno o più eventi.
I soggetti interessati avranno la possibilità di promuovere la propria immagine, ragione sociale o altri elementi distintivi con le modalità di volta in volta concordate nell’apposito contratto di sponsorizzazione che sarà perfezionato secondo i termini descritti con il presente avviso.
Definizioni
- Il soggetto che intende stipulare un contratto di sponsorizzazione con l’Ambasciata assume la denominazione di “sponsor”. Gli sponsor possono essere enti pubblici e/o privati, imprese ed altri soggetti, che intendano promuovere il proprio nome, marchio, attività e/o i propri prodotti, servizi e simili, attraverso una collaborazione con l’Ambasciata d’Italia a Kinshasa.
- I rapporti tra l’Ambasciata d’Italia a Kinshasa e gli sponsor saranno disciplinati da separati contratti, stipulati in base alla legge italiana, mediante scrittura privata. Per “contratto di sponsorizzazione” si intende un contratto a prestazioni corrispettive mediante il quale il soggetto destinatario della procedura di sponsorizzazione (Ambasciata o “sponsee”) offre, nell’ambito dell’iniziativa, ad un terzo (“sponsor”), che si obbliga a versare una determinata somma di denaro o a fornire un bene o un servizio, la possibilità di pubblicizzare la sua ragione sociale, il logo, il marchio, i prodotti, in appositi e predefiniti spazi pubblicitari.
- Per “sponsorizzazione” si intende ogni contributo in denaro, beni, servizi, prestazioni o interventi provenienti da terzi, con scopo promozionale, per conseguire un beneficio di immagine. Le offerte di sostegno possono pertanto riguardare sponsorizzazioni di natura finanziaria (sotto forma di erogazione economica), di natura tecnica (erogazione diretta di servizi o fornitura di beni) ed è altresì possibile presentare offerte che prevedano entrambe le forme (in parte finanziaria e in parte tecnica). Rimangono a carico dello sponsor le spese relative al pagamento di imposte, tasse, canoni, assicurazioni o corrispettivi comunque denominati, previsti da leggi o regolamenti, derivanti dall’esecuzione del contratto. Il risultato della sponsorizzazione, per l’Ambasciata, consiste nella realizzazione di una economia di bilancio, rispetto alla previsione di spesa, per l’organizzazione di un dato evento o serie di eventi.
Requisiti dello sponsor
Nel rispetto dei principi di imparzialità e di parità di trattamento fra gli operatori che abbiano manifestato interesse, il contratto di sponsorizzazione potrà essere liberamente negoziato tra le parti, fermo restando la necessità di accertare che lo sponsor non incorra nei motivi di esclusione dalla procedura di sponsorizzazione, sanciti dall’art. 80 del decreto legislativo n. 50/2016.
Lo sponsor dovrà essere altresì in possesso dei requisiti degli esecutori per l’acquisizione dei servizi e delle forniture oggetto della sponsorizzazione. L’Ambasciata potrà consentire la presenza di più sponsor per il finanziamento di ciascuna iniziativa. Nessuno tra gli sponsor potrà rivendicare l’esclusiva per le singole iniziative oggetto di sponsorizzazione.
Modalità di selezione
Il presente avviso non è in alcun modo vincolante per l’Ambasciata e deve intendersi come finalizzato alla ricezione di una o più offerte di sponsorizzazione da parte di operatori potenzialmente interessati. Con il presente avviso non è indetta alcuna procedura di affidamento. Non sono pertanto previste graduatorie, attribuzioni di punteggi o altre classificazioni di merito.
Le offerte di sponsorizzazione sono pertanto da intendersi come non vincolanti per l’Ambasciata ai fini della formalizzazione del contratto. In caso di manifestazione di interesse ritenuta meritevole di approfondimento, i soggetti verranno contattati con apposita comunicazione. L’Ambasciata si riserva altresì la facoltà di cercare sponsor direttamente mediante i propri contatti.
Le offerte di sponsorizzazione saranno valutate dall’Ambasciata nel rispetto dei criteri di economicità, efficacia, tempestività e correttezza previsti dalla normativa vigente, in un quadro di legalità, buon andamento, non discriminazione e trasparenza dell’azione amministrativa, nel rispetto dei principi di tutela dell’ambiente ed efficienza energetica. L’Ambasciata si riserva infine di non accettare proposte che, per la natura della sponsorizzazione e/o per l’attività dello sponsor, siano ritenute incompatibili con il ruolo istituzionale dell’Ambasciata stessa; possano creare conflitti di interessi; possano arrecare pregiudizio e/o danno all’immagine ed all’attività dell’Ambasciata; siano contrarie ai principi dell’ordinamento giuridico italiano e/o vietate dalla legge.
Clausole contrattuali specifiche
Nel contratto dovrà essere inserita una specifica clausola che consenta all’Ambasciata il recesso per ragioni di politica estera, a semplice richiesta, senza condizioni o limitazioni di sorta, a titolo gratuito e salvo il diritto alla restituzione di anticipazioni di forniture eventualmente prestate. I servizi già resi e/o gli accolli di debito sostenuti non potranno invece determinare in capo all’Ambasciata alcuna pretesa restitutoria.
È esclusa ogni responsabilità in capo all’Ambasciata qualora cause eccezionali e/o di forza maggiore, o comunque a quest’ultima non imputabili, non consentano la realizzazione degli eventi oggetto del contratto di sponsorizzazione.
Modalità di presentazione delle manifestazioni di interesse
I soggetti interessati ad essere contattati sono invitati a trasmettere una manifestazione di interesse al seguente indirizzo e-mail:
kinshasa.amministrativo@esteri.it e, per conoscenza, kinshasa.segreteria@esteri.it, avendo cura di indicare nell’oggetto: “MANIFESTAZIONE DI INTERESSE PER SPONSORIZZAZIONE” ed allegando, a pena di esclusione, i seguenti elementi:
a) l’autocertificazione/dichiarazione sostitutiva di atto notorio, comprensiva di:
· denominazione, dati giuridici e fiscali della ditta/soggetto proponente;
· dati anagrafici e fiscali e carica ricoperta del legale rappresentante e/o dell’eventuale firmatario della proposta;
b) breve illustrazione dell’attività del soggetto proponente, della sua dimensione economica e delle politiche di marketing;
c) la tipologia (finanziaria, tecnica, mista) di sponsorizzazione per la quale viene avanzata l’offerta. L’Ambasciata d’Italia a Kinshasa si riserva la facoltà di richiedere, sulla base delle proprie esigenze, eventuali modifiche sui contenuti dell’offerta, senza alcun vincolo per lo sponsor;
d) in caso di sponsorizzazione tecnica lo sponsor dovrà dichiarare di essere in possesso dei requisiti di qualificazione previsti per la specifica prestazione e di realizzare il servizio/fornitura con maestranze qualificate secondo la vigente legislazione, fornendo altresì le certificazioni di avvenuta realizzazione a regola d’arte. Dovrà inoltre quantificare il valore finanziario dei beni/servizi oggetto della sponsorizzazione tecnica.
e) eventuale progettazione relativa a proposte di specifiche modalità di controprestazioni, comunicazione e/o divulgazione del proprio logo/immagine.
Alla domanda dovrà essere allegata la fotocopia di un documento di identità del legale rappresentante o di chi ha sottoscritto la stessa, se persona diversa.
Trattamento dei dati personali
I soggetti proponenti prestano il proprio consenso al trattamento dei dati personali all’esclusivo fine della gestione amministrativa e contabile delle pratiche relative alla procedura di sponsorizzazione.
Le proposte di sponsorizzazione dovranno pertanto essere corredate da presa visione ed accettazione dell’informativa sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali di cui al Regolamento UE 2016/679, art. 13 di cui all’allegato 2 del presente avviso.
