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SPONSORING DES ACTIVITES INSTITUTIONNELLES DE L’AMBASSADE

SPONSOR

Dans le cadre de ses activités institutionnelles, l’Ambassade d’Italie à Kinshasa organise un grand nombre d’événements pour promouvoir les aspects économiques, culturels et scientifiques de l’Italie en République Démocratique du Congo.

Dans ce contexte, l’Ambassade invite les sujets publics et/ou privés à manifester leur intérêt à soutenir l’organisation de ces activités, qui comprennent également les célébrations de la Fête de la République, en sponsorisant un ou plusieurs événements.

Les personnes intéressées auront la possibilité de promouvoir leur image, leur nom d’entreprise ou autres éléments distinctifs de la manière convenue de temps à autre dans le contrat de sponsoring spécifique qui sera finalisé selon les termes décrits dans le présent avis.

Définitions

  1. La partie qui souhaite conclure un accord de sponsoring avec l’ambassade est appelée “sponsor”. Les sponsors peuvent être des organismes publics et/ou privés, des entreprises et d’autres entités qui souhaitent promouvoir leur nom, leur marque, leurs activités et/ou leurs produits, services et autres, par le biais d’une collaboration avec l’Ambassade d’Italie à Kinshasa.
  2. Les relations entre l’Ambassade d’Italie à Kinshasa et les sponsors seront régies par des contrats distincts, stipulés conformément à la loi italienne, par le biais d’un contrat privé. Le terme “contrat de sponsoring” se réfère à un contrat à titre onéreux par lequel le sujet bénéficiaire de la procédure de sponsoring (l’Ambassade) offre à un tiers (“sponsor”), qui s’engage à verser une certaine somme d’argent ou à fournir un bien ou un service, la possibilité de faire de la publicité pour son nom d’entreprise, son logo, sa marque, ses produits, dans des espaces publicitaires spécifiques et prédéfinis.
  3. Par “sponsoring” on entend toute contribution en argent, en biens, en services ou en actions de la part d’un tiers, dans un but promotionnel, afin d’obtenir un bénéfice en termes d’image. Les offres de soutien peuvent donc porter sur un sponsoring de nature financière (sous forme de versement financier) ou de nature technique (prestation directe de services ou fourniture de biens), et il est également possible de présenter des offres comportant les deux formes (en partie financière et en partie technique). Les dépenses relatives au paiement des impôts, taxes, assurances ou contreparties, quelle qu’en soit la dénomination, prévues par la loi ou la réglementation, découlant de l’exécution du contrat sont à la charge du sponsor. Le résultat du sponsoring, pour l’Ambassade, consiste en la réalisation d’une économie budgétaire par rapport aux dépenses prévues pour l’organisation d’un événement ou d’une série d’événements donnés.

Conditions en matière de sponsoring

Dans le respect des principes d’impartialité et d’égalité de traitement entre les opérateurs ayant manifesté leur intérêt, le contrat de sponsoring peut être librement négocié entre les parties, sans préjudice de la nécessité de s’assurer que le sponsor n’encourt pas dans des motifs d’exclusion de la procédure de sponsoring, prévus à l’article 80 du décret législatif italien n° 50/2016.

Le sponsor doit également être en possession des conditions pour l’acquisition des services et des fournitures faisant l’objet du sponsoring. L’ambassade peut autoriser plus d’un sponsor à financer chaque initiative. Aucun des sponsors ne peut prétendre à l’exclusivité pour les initiatives individuelles.

Modes de sélection

Cet avis n’engage en rien l’Ambassade et doit être compris comme visant à recevoir une ou plusieurs offres de sponsoring de la part d’opérateurs potentiellement intéressés. Le présent avis ne prévoit aucune procédure d’attribution. Il n’est donc pas prévu de classement, de notation ou d’autre classification des mérites.

Les offres de sponsoring ne lient donc pas l’Ambassade aux fins de la formalisation du contrat. Dans le cas d’une manifestation d’intérêt jugée digne d’un examen plus approfondi, les parties seront contactées avec une communication spécifique. L’Ambassade se réserve également le droit de rechercher des sponsors directement par l’intermédiaire de ses propres contacts.

Les offres de sponsoring seront évaluées par l’Ambassade selon les critères de rentabilité, d’efficacité, d’opportunité et d’équité prévus par la réglementation en vigueur, dans un cadre de légalité, de bonne exécution, de non-discrimination et de transparence de l’action administrative, dans le respect des principes de protection de l’environnement et d’efficacité énergétique. Enfin, l’Ambassade se réserve le droit de ne pas accepter les propositions qui, en raison de la nature du sponsoring et/ou de l’activité du sponsor, sont jugées incompatibles avec le rôle institutionnel de l’Ambassade elle-même ; peuvent créer des conflits d’intérêts ; peuvent causer un préjudice et/ou un dommage à l’image et à l’activité de l’Ambassade ; sont contraires aux principes de l’ordre juridique italien et de la RDC.

Clauses contractuelles spécifiques

Une clause spécifique sera incluse dans le contrat permettant à l’Ambassade de se retirer pour des raisons de politique étrangère, sur simple demande, sans aucune condition ou limitation, sans frais et sans préjudice du droit au remboursement de tout paiement anticipé pour des fournitures déjà effectuées. En revanche, les services déjà rendus et/ou la prise en charge des dettes contractées ne donnent lieu à aucune demande de restitution de la part de l’Ambassade.

L’Ambassade ne sera pas tenue responsable si des circonstances exceptionnelles et/ou de force majeure, ou en tout cas des circonstances non imputables à l’Ambassade, empêchent la réalisation des événements couverts par le contrat de sponsoring.

Comment soumettre une manifestation d’intérêt

Les personnes souhaitant être contactées sont invitées à envoyer une manifestation d’intérêt à l’adresse électronique suivante :

kinshasa.amministrativo@esteri.it et, pour information, kinshasa.segreteria@esteri.it, en prenant soin d’indiquer dans l’objet : “MANIFESTION D’INTÉRÊT POUR LE SPONSORING” et en joignant, sous peine d’exclusion, les éléments suivants

a) une autocertification / autodéclaration au lieu d’une déclaration sous serment, comprenant :

· le nom, les données juridiques et fiscales de la société ou de l’entité qui présente la proposition ;

· les données personnelles et fiscales et le poste occupé par le représentant légal et/ou le signataire de la proposition, le cas échéant ;

b) une brève description de l’activité de l’entité proposante, de sa dimension économique et de ses politiques de marketing ;

c) le type de sponsoring (financier, technique, mixte) pour lequel l’offre est faite. L’Ambassade d’Italie à Kinshasa se réserve le droit de demander, sur la base de ses propres exigences, toute modification du contenu de l’offre, sans aucune obligation pour le sponsor ;

d) dans le cas d’un sponsoring technique, le sponsor doit déclarer qu’il possède les qualifications requises pour le service spécifique et qu’il effectuera le service/fourniture avec des travailleurs qualifiés conformément à la législation en vigueur, en fournissant également les certifications de son exécution dans les règles de l’art. Il doit également quantifier la valeur financière des biens/services couverts par le sponsoring technique.

e) Toute conception relative à des propositions de contre-prestation spécifique, de communication et/ou de diffusion de son logo/image.

f) La demande doit être accompagnée d’une photocopie d’une pièce d’identité du représentant légal ou du signataire, s’il est différent.

Traitement des données personnelles

Les proposants consentent au traitement de leurs données personnelles à des fins exclusives de gestion administrative et comptable des dossiers relatifs à la procédure de sponsoring.

Les propositions de sponsoring doivent donc être accompagnées de la prise de connaissance et de l’acceptation de la note d’information relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2016/679, art. 13 figurant à l’annexe 2 du présent avis.

AVIS